Työnhakijoiden tietosuojaseloste
(Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, 12–14 artiklat)
Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Fingrid-konsernissa käsitellään rekrytointiin liittyviä
henkilötietoja. Fingrid-konserniin kuuluu Fingrid Oyj ja sen tytäryhtiö Fingrid Datahub Oy.
Fingrid Oyj huolehtii konsernissa keskitetysti henkilötietoihin liittyvistä kysymyksistä ja
tässä selosteessa jäljempänä esitettyjen rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.
|
Rekisterinpitäjä |
Fingrid Oyj Läkkisepäntie 21 00620 Helsinki PL 530, 00101 Helsinki Fingrid Oyj – puhelinvaihde: 030 395 5000 |
| Tietosuojavastaavan yhteystiedot |
Niko Tuononen Sähköposti: dpo@fingrid.fi |
Fingrid käsittelee henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin. Käyttötarkoitus on hallinnoida Fingridin ulkoista ja sisäistä rekrytointia. Henkilötietojen käsittely kattaa rekrytointeihin tulleiden hakemusten vastaanottamisen, arvioinnin, käsittelyn, säilyttämisen sekä viestinnän hakijoille. Henkilötietoja käytetään myös haastattelujen ja henkilöarviointien, referenssi-, luottotieto- ja taustatarkastusten järjestämiseen ja suorittamiseen lain sallimalla tavalla. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tietoja käytetään vain työpaikkojen täyttämiseksi.
2.1 Hakijalta itseltään kerättävät tiedot
| Perustiedot |
Perustietoja ovat esimerkiksi henkilön nimi, |
| Hakemusmateriaalit | Esimerkiksi CV, ansioluettelo, saatekirje ja mahdollinen LinkedIn-profiili |
| Kokemustiedot | Esimerkiksi aiemmat työpaikat, käytännön kokemus ja muu soveltuva kokemus |
| Koulutustiedot | Esimerkiksi koulutuksen taso, tyyppi, aihe, tutkinnot, opintorekisteriotteet, diplomit, sertifioinnit ja oppilaitokset |
| Osaamistiedot ja sertifioinnit | Esimerkiksi taidot, osaaminen, kielitaito ja muut pätevyydet, työhön liittyvät ja muut lisenssit, luvat ja sertifioinnit |
| Referenssi-/suositustiedot | Referensseihin/suosituksiin liittyvät, hakijan antamat tiedot |
| Työlupatiedot | Tarvittaessa esimerkiksi työlupa tai muu vastaava viisumi tai maahanmuuttotieto |
| Tiedot työpaikoista, joista olet kiinnostunut | Esimerkiksi työtehtävät, toiminnot ja roolit |
| Verkkoliikennetiedot ja tunnisteet |
Verkkoliikennetiedot ja tunnisteet: tiedot, joita kerätään evästeiden tai vastaavien tekniikoiden avulla kuten tiedot palveluiden käytöstä, mukaan lukien IP-osoite, evästetunnuksesi ja mobiililaitteen tunniste. |
2.2 Tiedot muista lähteistä
Henkilötiedot kerätään pääasiassa työnhakijalta itseltään. Työnhakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja hankkia myös muista tietolähteistä, kuten soveltuvuusarvioinnin suorittajalta, suosittelijoilta ja henkilön turvallisuusselvityksen perusteella suojelupoliisilta.
| Referenssi-/suositustiedot | Tiedot kokemuksesta, koulutuksesta ja osaamisesta sekä muut tiedot, joita sisältyy suosituksiin tai joita hankitaan suosittelijoilta muilla tavoin, esimerkiksi soittamalla. |
| Turvallisuusselvitykset | Suojelupoliisin tekemät turvallisuusselvitykset |
| Luottotiedot | Luottohistoria paikallisilta luottolaitoksilta |
| Tekniset tiedot | Fingridin verkkopalvelu luo automaattisesti tietoja käynneistä. Näitä tietoja ovat esimerkiksi IP-osoite, käyntiajat, sivustot, joista tultiin, käydyt sivut, käytetyt linkit ja toiminnot, pyydetty tai katselu sisältö, selaimen tai sovelluksen tyyppi, kieli ja muut vastaavat tiedot. Lisäksi matkapuhelinoperaattori saattaa lähettää muitakin tietoja, esimerkiksi matkapuhelinnumeron, kun palveluita käytetään mobiiliverkossa. |
| Henkilöarviointitiedot | Henkilöarviointikumppanin suorittamat arvioinnit |
Hakemuksen käsittely ja arviointi
| Tarkoitus | Hakemuksen käsittely ja arviointi |
| Kuvaus | Henkilötietoja käytetään soveltuvien ehdokkaiden valitsemiseen sekä haastattelujen ja henkilöarviointien järjestämiseen ja suorittamiseen sekä referenssien tarkistamiseen lain sallimalla tavalla. |
| Huomautus | Arvioinneissa ja referenssien tarkistamisessa voidaan käyttää kolmatta osapuolta, joka käsittelee tällaisia henkilötietoja Fingridin puolesta. |
| Henkilötiedot | Perustiedot, hakemusmateriaalit, kokemustiedot, koulutustiedot, osaamistiedot ja sertifioinnit, referenssitiedot, työlupatiedot ja tiedot työnhakijaa kiinnostavista työpaikoista |
| Oikeusperuste | Oikeusperuste on mahdollisen sopimussuhteen hallinta. |
| Tiedon säilyttäminen |
Työnhakijan henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin 12 kk hakemuksesta, ellei työnhakija ole tullut valituksi avoimeen paikkaan. Mikäli työnhakija on antanut oikeuden hakemuksen laajempaan käyttöön muihin avoimiin työpaikkoihin, tietoja ei säilytetä pidempään kuin 12 kk siitä, kun työnhakija on antanut suostumuksensa.
|
Viestintä ja päivitykset
| Tarkoitus | Viestintä ja päivitykset |
| Kuvaus |
Henkilötietoja voidaan käyttää yhteydenottoihin Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää ilmoittamiseen toisesta avoimesta työpaikasta, jos työnhakija on antanut luvan käyttää tietoja tähän tarkoitukseen. |
| Henkilötiedot | Perustiedot, hakemusmateriaalit, tiedot kiinnostavista työpaikoista |
| Oikeusperuste | Oikeusperuste on mahdollisen sopimussuhteen hallinta sekä mahdollisesti suostumus. |
| Tiedon säilyttäminen |
Työnhakijan henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin 12 kk hakemuksesta, ellei työnhakija ole tullut valituksi avoimeen paikkaan. Mikäli työnhakija on antanut oikeuden hakemuksen laajempaan käyttöön muihin avoimiin työpaikkoihin, tietoja ei säilytetä pidempään kuin 12 kk siitä, kun työnhakija on antanut suostumuksensa.
|
Hakemusten tarkistaminen ja turvallisuusselvitykset
| Tarkoitus | Hakemusten tarkistaminen ja turvallisuusselvitykset |
| Kuvaus |
Mikäli työnhakijalle tarjotaan työpaikkaa, Fingrid voi suorittaa kolmannen osapuolen (esim. viranomaiset) kautta varmennuksia ja turvallisuusselvityksiä. Näitä ovat esimerkiksi suojelupoliisin suorittamat turvallisuusselvitykset ja selvitys ulkomaan sidonnaisuudesta sekä luottotietojen tarkastus. Työnhakijalta hankitaan suostumus tällaisten tietojen keräämiseen, kun sovellettava laki sitä vaatii. |
| Henkilötiedot | Perustiedot |
| Oikeusperuste | Oikeusperuste on mahdollisen sopimussuhteen hallinta sekä oikeutettu etu, kuten hakemuksen oikeellisuuden varmistaminen ja turvallisen työympäristön varmistaminen. Oikeusperuste on myös laillisten velvoitteiden hoitaminen. |
| Tiedon säilyttäminen |
Työnhakijan henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin 12 kk hakemuksesta, ellei työnhakija ole tullut valituksi avoimeen paikkaan. Mikäli työnhakija on antanut oikeuden hakemuksen laajempaan käyttöön muihin avoimiin työpaikkoihin, tietoja ei säilytetä pidempään kuin 12 kk siitä, kun työnhakija on antanut suostumuksensa. Hakutilin voi poistaa tai hakemuksen peruuttaa milloin tahansa siirtymällä hakuprofiiliin tai ottamalla yhteyttä dpo@fingrid.fi. |
Henkilötiedot, joita käsitellään, ovat peräisin eri lähteistä.
Hakijalta: kun työnhakija luo tilin rekrytointiportaaliin ja lähettää hakemuksen tai ansioluettelon tai tilanteissa, joissa työnhakija on muuten vuorovaikutuksessa Fingridin kanssa.
Kolmansilta osapuolilta: Kolmansilta osapuolilta saatetaan saada tietoja. Kolmansia osapuolia voivat olla rekrytointitoimistot, henkilöarviointeja tekevät tahot, työnhakijan suosittelijat ja aiemmat työnantajat. Tällaisten tietojen keräämiseen hankitaan työnhakijalta lupa, kun sovellettava laki sitä vaatii.
Tiedot lueteltu yllä olevassa henkilötietotaulukossa.
Fingrid voi tarvittaessa jakaa työnhakijan henkilötietoja muiden rekisterinpitäjien kanssa oikeutetun edun, sopimuksen tai lakisääteisten velvoitteidemme perusteella, mukaan lukien seuraavat osapuolet:
- Fingridin tytäryhtiö Fingrid Datahub Oy
Tytäryhtiö voi käyttää työnhakijoiden henkilötietoja tässä selosteessa
määriteltyihin tarkoituksiin. - Viranomaiset ja muut valtuutetut kolmannet osapuolet
Mikäli työnhakijalle tarjotaan työpaikkaa rekrytointiprosessin yhteydessä, työnhakijan tietoja voidaan luovuttaa suojelupoliisille, siinä määrin, kun se on tarpeellista työsuhteen vaatimien turvallisuusselvitysten tekemiseksi. Rekrytointiprosessin yhteydessä työnhakijan henkilötietoja voidaan jakaa myös valtuutettujen kolmansien osapuolien kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja Fingridin hyväksi tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, silloin kun se on tarpeen rekrytointiprosessin kannalta. Näitä voivat olla järjestelmätoimittajat, rekrytointikonsultit, henkilöarviointien tarjoajat ja muut tahot, jotka auttavat avoimien työpaikkojen täyttämisessä. Nämä valtuutetut kolmannet osapuolet eivät saa käyttää Fingridille annettuja henkilötietoja muihin tarkoituksiin kuin rekrytointiprosessiin.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Fingridin henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus.
Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Myös Fingridin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä ja henkilötietojen lainmukaista käsittelyä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisemista, käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista.
Rekisteröidyllä on myös oikeus saada antamansa, häntä koskevat henkilötiedot yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Jos se on teknisesti mahdollista, rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle.
Työnhakija voi käyttää rekisteröidyn oikeuksiaan ottamalla yhteyttä:
Fingrid Oyj / Niko Tuononen
PL 530, 00101 Helsinki
Sähköposti: dpo@fingrid.fi
Rekisterinpitäjä ei tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä.
Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä, tai hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, voi hän tehdä asiasta valituksen tietosuojavaltuutetulle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: https://tietosuoja.fi.